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Come chiedere il rimborso spese forfettario

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Richiedere rimborso spese forfettario

Il rimborso spese forfettario si può richiedere sia come dipendente che come professionista. Ecco quando ne hai diritto e come ottenerlo.

Cos’è un rimborso spese forfettario?

Il rimborso spese forfettario è un’indennità che si può chiedere come dipendenti o come professionisti. Per esempio, un dipendente che va all’estero per conto dell’azienda deve vedersi rimborsato quanto speso.

Il rimborso si definisce “forfettario” perché non va a incidere sullo stipendio e si presenta solo in circostanze particolari. Il dipendente può chiedere il rimborso solo dopo aver rendicontato le spese tramite documenti.

Il professionista, invece, può chiedere il rimborso in anticipo, mettendolo in fattura.

Le spese generali per ottenere un rimborso forfettario

Quali sono le spese generali che ti danno diritto a un rimborso al 100%?

  • Le trasferte e i viaggi aziendali;
  • Le spese sostenute in più per conto dell’azienda;
  • Le spese di interesse aziendale “anticipate” in qualche modo dal lavoratore o dal professionista;

Le spese vanno indicate sul modulo (lo trovi nell’ultimo paragrafo di questo articolo). La cosa importante è allegale al modulo di richiesta le ricevute o le fatture relative a quanto speso.

Le spese vanno indicate semplicemente con scrivendo che si richiede il rimborso per le spese prodotte in copia e allegate al modulo.

Ricorda di allegare anche l’IBAN del tuo conto corrente specificando a quale banca si riferisce. Il pagamento risulterà così tracciato.

Rimborso spese forfettario per dipendenti

I dipendenti possono chiedere il rimborso forfettario direttamente al datore di lavoro. Per farlo, basta inviare il modulo con le copie delle spese sostenute.

La consegna può essere fatta a mano o tramite raccomandata. Se fatta a mano, ricorda di far firmare il modulo per accettazione e presa visione al datore di lavoro.

Il datore di lavoro potrà pagare il rimborso sia per le trasferte nel Comune di residenza, sia per le trasferte che superano i confini del Comune.

Le spese sostenute vengono rimborsate al 100%, mentre le indennità verranno pagate tenendo conto delle tasse.

Infatti, se l’indennità di trasferta supera i 46,48 Euro, si dovrà calcolare l’imponibile (cioè le tasse che il datore di lavoro deve pagare) sulla parte restante.

Rimborso spese forfettario per professionisti

I professionisti che hanno delle spese in più per l’azienda, hanno due possibilità:

  1. Richiedere il rimborso al cliente dopo aver pagato le spese.
  2. Richiedere che il cliente paghi direttamente le spese.

Nel primo caso, il professionista indicherà le spese sostenute in fattura. Queste verranno rimborsate al 100% dal cliente al momento del pagamento.

Nel secondo caso, il professionista chiederà all’hotel dove alloggia di mandare tutto al cliente. In sede di dichiarazione dei redditi, il cliente potrà scalare tutto.

Tutto dipende dal rapporto di fiducia che c’è tra il professionista e l’azienda. Chi non si fida, fa mandare la fattura degli esercenti al cliente, chi si fida inserisce in fattura.

In ogni caso, il rimborso è del 100%, mentre la deducibilità è del 75%. Questo significa che, quando il cliente va a scalare dal computo delle tasse, potrà avere indietro solo il 75% delle spese sostenute.

Restano i requisiti del rimborso forfettario. Il rimborso può avvenire solo in alcune circostanze, se il professionista può dimostrare di aver sostenuto delle spese per conto del cliente.

L’unica differenza è il rimborso forfettario degli avvocati al 15%. Trattandosi di documentazione e bolli, l’avvocato non è tenuto a mostrare al cliente quanto ha speso, ma deve solo scriverlo in fattura.

Se vuoi sapere come chiedere questo rimborso o se puoi non pagarlo all’avvocato, ti abbiamo lasciato un articolo completo al riguardo.

Rimborso spese forfettario modulo: quale utilizzare

Come hai visto, quindi, il modulo non è necessario per i professionisti, ma per i dipendenti. In entrambi i casi, però, si dovranno conservare le ricevute e presentarle al cliente o al datore di lavoro.

Il modulo è abbastanza semplice da compilare. Quando ritorni dalla trasferta, devi solo compilare ogni parte e presentare le ricevute. Nel modulo ti verrà chiesto di indicare:

  • Nome e cognome
  • Indirizzo completo
  • Numero di telefono
  • E-mail
  • Codice Fiscale
  • Conto corrente
  • IBAN completo
  • Le parti dell’IBAN: CIN, ABI e CAB (si trovano nei documenti di apertura del conto corrente).
  • L’indicazione della banca e della filiale.

Ricorda di fare due copie del modulo firmato se invii a mano. In questo modo, una copia andrà al datore di lavoro e l’altra a te. Scarica il modulo da qui.

Ricorda che il rimborso spese forfettario è sempre dovuto dal datore di lavoro o dal cliente. Se tu non lo richiedi, però, perdi il diritto al rimborso.

Non ti resta che fare la tua richiesta dopo la trasferta, per ottenere il tuo rimborso facile al 100% direttamente sul tuo conto corrente. Se il datore di lavoro o il cliente si rifiuta, allora puoi passare alle vie legali.

Il consiglio, però, è di cercare sempre un compromesso, perché le spese legali non sono uno scherzo. Potresti rischiare di pagare più di quanto hai diritto come rimborso!

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